Jour Fixe Meeting, was ist das überhaupt?

Jour Fixe ist ein Begriff, der immer öfter im Business Bereich zu hören ist. MyBusiness Mentor erklärt Dir, worum es sich beim Jour Fixe Meeting genau handelt.

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Klassische Meetings werden in der modernen Arbeitswelt mehr und mehr durch Jour Fixes ersetzt. Doch was ist das überhaupt und was braucht es, damit ein Jour Fixe effektiv, ergebnisorientiert und zeitsparend ist? Reicht da nicht ein klassisches Meeting wie man es seit Jahrzehnten in deutschen Unternehmen kennt und bei dem man alles in Ruhe diskutieren kann?

Im folgenden Artikel erhältst Du 8 wichtige Tipps zum Jour Fixe, wertvolle Hilfe zur Planung, Durchführung und Bewertung dieses neuen Meetings. Dadurch kannst Du die Vorteile dieser neuen Art des Meetings nutzen: Effektivere Besprechnungen, Zeitersparnis und konkrete Aufgabenstellungen.

Lies diesen Artikel und bring neuen Pepp in Deine Arbeitsabläufe. Das Jour Fixe Meeting ist dafür der ideale Ausgangspunkt.

Was ist ein Jour Fixe?

Jour Fixe kommt aus dem Französischen und bedeutet so viel wie „fester Tag“. Gemeint ist damit ein sich regelmäßig wiederholender Termin. Im Vergleich zu klassischen Meetings gilt das Jour Fixe als effizienter.

Studien zufolge verbringen Mitarbeiter etwa ein Viertel ihrer Arbeitszeit mit Meetings, Besprechungen und Terminen. Auch wenn unsere Arbeitswelt immer mehr von Digitalisierung in Kommunikation und Arbeitsabläufen geprägt ist, spielt der persönliche Austausch nach wie eine große Rolle.

Das klassische Meeting ist etwas in Verruf geraten und gilt als wenig effizient. Der Trend geht zu weniger persönlichen Besprechungen in großen Gruppen, hin zu kürzeren Meetings in kleinerem Rahmen.

Kennzeichen des Jour Fixe

  • Regelmäßige Wiederholung: wöchentlich, monatlich, quartalsweise
  • Langfristige Terminierung
  • Wichtige Handelnde: Organisator und Protokollführer
  • Kurze, effektive Meetings
  • Teilnehmer: 2 bis 4 Personen
  • Art: Persönlicher Austausch vor Ort oder am Telefon
  • Fester Ablauf: Eröffnungen, Besprechung aller offenen Punkte und Aufgabenverteilung der nächsten anstehenden ToDos
  • Protokoll: Ergebnisse des Meetings und Zielsetzungen

Vor allem im modernen Projektmanagement wird immer öfter auf das Jour Fixe gesetzt. Je nach Größe des Projekts kommen die Beteiligten aus verschiedenen Abteilungen, Standorten oder sogar Ländern. Das kurze Meeting dient als Besprechung für den aktuellen Status, die Bewertung von Erfolgen/Misserfolgen sowie das Festlegen neuer Ziele. Durch das Jour Fixe werden alle Beteligten auf den gleichen Wissensstand gebracht.

Aber auch für „normale“ Mitarbeiter spielt das Jour Fixe eine immer größere Rolle. Gerade in größeren Unternehmen ist eine schlechte interne Kommunikation für viele Missstände und Probleme verantwortlich. Ein Jour Fixe vereinfacht die Kommunikation und den Austausch bei abteilungsübergreifenden Zielsetzungen. Diese Form des Meetings gilt als effizienter und vor allem zeitsparender.

Klein aber fein

Vorraussetzung für den Erfolg eines Meetings ist, dass daran die richtigen Personen teilnehmen. Bei klassischen Meetings ist es oft der Fall, dass zu viele Personen daran teilnehmen. Folge sind langwierige Besprechungen, zu viele ungefilterte Informationen und eine diffuse Zielsetzung.

An dieser Stelle kommt ein Hauptkennzeichen des Jour Fixe zum Tragen: der kleine Personenkreis. Dieses findet in einem Größe von 2 bis 4 Personen statt, die dann die Ergebnisse des Meetings an weitere Mitarbeiter weitergeben. Aus diesem Grund muss aus jeder Abteilung/beteiligten Personengruppe ein Teilnehmer zum Jour Fixe eingeladen werden.

Durch die geringe Anzahl der Beteiligten wird nicht nur die Kommunikation effektiver, sondern jeder Teilnehmer hat seinen festen Verantwortungsbereich. In diesem Bereich kann er direkt und persönlich angesprochen werden, sodass Probleme schneller erfasst und gelöst werden.

Rollenverteilung

Eine wichtige Rolle beim Jour Fixe spielt der Organisator. Er bestimmt Ort, Zeit und Turnus, lädt zum Meeting ein und welcher Personenkreis teilnimmt. Zudem ist er für den Ablauf und die Themen des Jour Fixe verantwortlich.

Schon im Vorhinein sollte der Protokollführer bestimmt werden. Dieser hält alle wichtigen Punkte des Meetings fest und dokumentiert die Fortschitte des Projekts. Das Protokoll ist wichtig, um zu einem späteren Zeitpunkt die Ergebnisse beurteilen zu können, aber auch um einen weiteren Personenkreis über die Inhalte des Jour Fixe einzuweihen. Nach dem Meeting muss das Protokoll digitalisiert werden.

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Terminierung und Turnus

Aus den unterschiedlichsten Gründen ist es in Unternehmen schwierig, alle wichtigen Teilnehmer an einen Tisch zu bekommen. Zeitdruck, unterschiedliche Arbeitszeiten, Erkrankungen oder verschiedene Standorte machen die Terminierung alles andere als einfach. Ein Jour Fixe löst dieses Problem. Denn durch den regelmäßigen Turnus können die beteiligten Mitarbeiter weitere Termine und Besprechungen so planen, dass sie am Jour Fixe teilnehmen können.

Eine erste Terminierung findet in der Regel ein bis zwei Monate vor dem Termin statt. Der anschließende Turnus ist dann von der Aufgabenstellung und vielen weiteren Aspekten abhängig. Üblicherweise findet ein Jour Fixe wöchentlich, monatlich oder einmal im Quartal statt.

Um die Teilnehmer zu informieren (und auch zu erinnern), wird die Einladung über digitale Zeitplansysteme wie bspw. Outlook oder Google Calendars versendet. dadurch wird Dir als Teilnehmer die Einladung automatisch in regelmäßigen Abständen zugestellt.

Vorbereitung

Sind Teilnehmer, Termin und Turnus bestimmt, erfolgt die konkrete Vorbereitung des Meetings. Die wichtigsten Themen sind vorab zu bestimmen und an alle Teilnehmer zu verschicken, sodass diese sich auf das Meeting vorbereiten können.

Durch das konkrete Festlegen des Ablaufs verkürzt sich die Besprechung, da man direkt zur Sache kommt und die anstehenden Aufgaben schnell angeht.

Ausstattung

Bequemes Interior mit breiten, gemütlichen Sesseln macht ein Meeting zwar angenehm und repäsentativ, ist jedoch für ein Jour Fixe Meeting ungeeignet.

Wichtig ist das Vorhandensein von technischen Hilfsmitteln wie Beamer, Whiteboards oder Tablets, um Inhalte visuell darzustellen und zudem anschaulicher zu machen. Dadurch werden Prozesse einfacher und schneller präsentiert, denn die visuelle Darstellung erleichtert und beschleunigt die Verarbeitung der Informationen. Der Organisator ist für die Ausstattung der Räumlichkeit verantwortlich und trägt Sorge, dass diese auch technisch funktioniert bzw. bedienbar ist.

Zielsetzung

Effizienz ist ein wichtiges Merkmal des Jour Fixe Meeting und deshalb sind die Ziele im Voraus zu bestimmen. Der Organisator trägt die Verantwortung, ob die Projektbeteiligten auf den neuesten Stand gebracht werden sollen oder ob konkrete Probleme bzw. Fragestellungen gelöst werden sollen. Wenn diese Rahmenbedingungen klar definiert sind, lassen sich die Aufgaben in kurzer Zeit abarbeiten.

Ablauf

Durch die klare Struktur und Zielsetzung, sind Jour Fixes von beispielsweise 30 Minuten deutlich effizienter als klassische Meetings. Durch die Kürze bleibt die Konzentration erhalten, wodurch Probleme und Fragestellungen präzise angegangen werden.

Schon vor dem our Fixxe Meeting sollten die Teilnehmer über den begrenzten Zeitraum informiert werden, denn so sind sie motivierter, die anstehenden Probleme zu lösen, ohne das es zu Ausschweifungen kommt. Kommt es doch dazu, liegt es am Organisator das Team wiede rin die Spur zu bringen.

In der Regel wird damit begonnen, das Protokoll der letzten Sitzung zu besprechen und auf Erfolge bzw. Misserfolge zu prüfen. Anschließend werden alle weiteren Aspekte und Probleme thematisiert. Zum Schluß folgt dann die Besprechung der nächsten anstehenden Aktivitäten und die konkrete Aufgabenverteilung.

Protokoll

Da ein Jour Fixe Meeting auf einen kleinen Personenkreis beschränkt ist, können nicht alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter anwesend sein. Damit besprochene Dinge nicht vergessen werden und an andere Personen weitergegeben werden können, ist jedes Meeting zu schriftlich protokollieren.

Ein solches Protokoll dient aber nicht nur der Gedächtnisstütze, sondern helfen auch bei der Durchführung von konkreten Aufgaben. Der Protokollführer sollte daher nicht nur alle wichtigen Ergebnisse festhalten, sondern auch die festgelegten Arbeitsaufgaben inklusive des Zeitkorridors der Erledigung.

Das Protokoll kann per Hand verfasst und anschließend digitalisiert werden, kann aber auch gleich mittels Tools oder Programmen in digitaler Form eingegeben werden.

Fazit

Durch moderne technische Kommunikationsmittel sind wir quasi immer verfügar. Trotzdem ist der persönliche Kontakt vor Ort weiterhin ein wichtiger Bestandteil unserer Arbeitswelt. Die festen Regeln und Abläufe des Jour Fixe Meeting erleichtern die Kommunikation und Aufgabenverteilung. Sie sind dadurch deutlich effizienter und zeitsparender als die klassischen Meetings.

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