Du möchtest erfolgreicher und effektiver Deine Aufgaben erledigen? MyBusiness zeigt Dir, wie eine ToDo Liste Dir dabei hilft.
Listen helfen uns, Dinge einzuteilen, übersichtlicher zu machen und zu priorisieren. Das trifft vor allem auf ToDo Listen zu, die Dir helfen, Aufgaben in Job, Kariere und Privatleben effektiv und erfolgreich abzuarbeiten.
Im folgenden Artikel erfährst Du, warum uns ToDo Listen erfolgreicher machen, welche Arten es gibt und welche 10 Tipps Dir wirklich weiterhelfen.
Lazar Medosic
Das erwartet Dich
- Du weißt, warum ToDo Listen beim Erfolg helfen.
- Kennst die verschiedenen Arten von ToDo Listen.
- Kannst mit den 10 besten Tipps eine optimale Liste für Dich erstellen.
Über mich
In meinem Job- und Karriereberater komme ich ohne ToDo Listen gar nicht drumherum. Sie erleichtern die Arbeit und helfen mir, Aufgaben strukturiert anzugehen und zeitlich einzuhalten. Umso wichtiger ist es zu wissen, wie man eine optimale Liste erstellt.
Warum ToDo-Listen Dich erfolgreich machen
Was ist eine ToDo Liste und welche Aufgabe hat sie? Eine solche Liste hilft Dir, Deine Aufgaben übersichtlich zu ordnen und zu priorisieren.
In erster Linie hilft es Dir, Dein Zeit- und Selbstmanagement zu verbessern. Anstehende Aufgaben werden gesammelt, gewichtet und je nach Wichtigkeit geordnet. Du erhältst eine Übersicht, welche Aufgaben überhaupt anstehen, welchen Arbeitsaufwand sie haben und was wichtig und weniger wichtig ist.
Recht schnell entwickelst Du ein Gefühl dafür, wie umfangreich Deine tägliche Liste werden kann, damit Du sie auch wirklich schaffst. So vermeidest Du Überbelastung oder auch Unterforderung. Eine klare Struktur Deiner Liste, bietet Dir sowohl einen Aufgabenplan, als auch dessen Erfolgskontrolle.
Formen der ToDo Liste
ToDo Listen gibt es in den unterschiedlichsten Formen, sei es der einfache Einkaufszettel, die Excel-Tabelle oder auch ganz neumodisch auf dem Smartphone.
In der einfachsten Form machst Du eine Tabelle und schreibst dort Punkt für Punkt Deine Aufgaben untereinander. Fällt Deine ToDo Liste umfangreicher aus, ordnest Du sie nach Prioritäten. Und dann gibt es noch die losen Post-its, die Du an die Kühlschranktür oder den Monitor Deines Computers klebst.
Im Folgenden stelle ich Dir die drei gebräuchlichsten Formen von ToDo Listen vor:
- Einfache Todo-Liste: Sie besteht aus ein oder zwei Spalten, in der Du die zu erledigenden Aufgaben einträgst und vielleicht noch einen Zeitpunkt, wann die Aufgabe erledigt sein muss. Durch die zweite Spalte bringst Du vor allem Priorität rein und ordnest die Aufgaben nach Wichtigkeit.
- Erweiterte ToDo-Liste: Sie enthält neben den beiden vorhandenen Spalten noch eine Spalte, in dem Du den vorraussichtlichen zeitlichen Aufwand einträgst. Vor allem bei größeren Projekten hilft Dir das, nicht die Zeit aus den Augen zu verlieren. Achte jedoch darauf, Dir immer einen Zeitpuffer einzuplanen. Immer wieder kommen unvorhergesehene Dinge dazwischen, die Du dann zeitlich auffangen musst.
- Komplexe ToDo-Liste: Große Projekte erfordern auch komplexere Listen. Neben den eigentlichen Aufgaben, dem möglichen Zeitaufwand und dem Abgabetermin, kommen evtl. auch Unteraufgaben beteiligter Mitarbeiter oder benötigte Mittel dazu. Eine komlexe Liste kann unterteilt werden (z.B. 1.0, 1.1, 1.2, ect.). Zum einen erleichtert es Dir das Abarbeiten von Zwischenzielen, was Dich motiviert, zum anderen wird Deine Liste aber auch dadurch länger.
ToDo Liste Vorlage
Im Folgenden geben wir Dir eine ToDo Liste Vorlage an die Hand – ganz bequem als Word-Dokument bezieungsweise PDF. Hol sie Dir als Download, drucke sie aus und erstelle Deine Liste.
Alternativ stehen Dir aber auch zahlreiche Apps und Freeware Programme zur Verfügung. Zuallererst ist da natürlich Excel von Windows zu nennen. Mit Hilfe dieses Programms, kannst Du selbst komplexe Listen vereinfachen und effektiv abarbeiten.
- Digital erstellte Listen kosten Dich relativ viel Zeit bei der Eingabe Deiner Daten und sind ohne Gerät für Dich unsichtbar. Auf der anderen Seite lassen sie sich leicht bearbeiten, ergänzen und korregieren.
- Listen auf Papier lassen sich sehr gut merken, können aber auch schnell unübersichtlich werden.
Was für Dich persönlich am besten ist, musst Du entscheiden. Am Ende soll es Dir helfen, Deine anstehenden Aufgaben so produktiv und effizient wie möglich abzuarbeiten.
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10 effektive Tipps
Wie sieht nun eine optimale ToDo Liste aus? DIE richtige Antwort darauf gibt es nicht. Klar, sie sollte übersichtlich und strukturiert sein – aber sie sollte auch individuell auf Deine Bedürfnisse angepasst sein.
Die folgenden 10 Tipps helfen Dir, eine ToDo Liste zu erstellen, die Dich wirklich weiter bringt.
Das passende Tool für Dich
Manche Menschen mögen es gern „altmodisch“ und notieren sich ihre Aufgaben ganz klassisch auf einem Zettel, andere legen ihre ToDo Liste lieber digital an. Ob Papier, Smartphone oder Computer – das Tool sollte zu Dir passen
ToDo Liste abends verfassen
Wann solltest Du Deine ToDo Liste verfassen? Am besten schon am Tag zuvor bzw. abends. Dann sind die anstehenden Aufgaben noch frisch im Gedächtnis und Du kannst sie priorisieren. So kannst Du beruhigt in den Feierabend gehen und am nächsten Tag sofort loslegen.
Notiere nur die wichtigen Punkte
Eine zu lange ToDo Liste kann schnell demotivieren. Notiere Dir also wirklich nur die wichtigen Aufgaben. Kleine Aufgaben verstopfen Deine Liste und lenken Dich von den wirklich wichtigen Sachen ab.
Tipp: Alle Aufgaben die sich unter fünf Minuten erledigen lassen, erledigst Du sofort und notierst sie nicht auf Deiner Liste.
Arbeite mit Farben
Farben helfen Dir, Deine Liste übersichtlich zu halten. Jede Farbe sollte eine bestimmte Bedeutung haben und Dir auf dem ersten Blick zeigen, welche Informationen die wichtigsten sind. Ein buntes Farbspektakel sollte es jedoch nicht werden, denn ein zu viel führt schnell zum Chaos.
Nutze nur Schlagwörter
Schlagwörter helfen Dir, Deine Liste übersichtlich zu halten. So gibst Du größeren Projekten einen Namen und vergibst darunter die Aufgaben für das Projekt. Weiterhin lassen sich dadurch Projektarbeiten und Verwaltungsaufgaben trennen, beispielsweise Rechnungen schreiben oder bezahlen.
Gewichte Deine Aufgaben
Es gibt wichtige Aufgaben und welche, die weniger wichtig sind. Ordne Deine Tagesziele entsprechend ihrer Priorität und kennzeichne sie dementsprechend. Bewährt hat sich dabei die ABC-Methode:
- A – sehr wichtig (sofort erledigen)
- B – weniger wichtig (später erledigen)
- C – unwichtig (erledigen wenn Zeit dafür ist)
Erstelle Unteraufgaben
Große Aufgaben solltest Du in Unteraufgaben aufteilen. So hast Du einen Fahrplan und weißt, welche Schritte Du gehen musst. Zudem ist es motivierender, wenn Du Teilaufgaben geschafft hast und diese abhaken kannst.
Aufgaben nur für einen Arbeitstag vergeben
Ja, es gibt Tagesziele und langfristige Ziele. Auf Deiner ToDo Liste sollten aber nur Tagesziele Platz finden, denn Aufgaben die noch weit entfernt sind, blähen Deine ToDo Liste nur unnötig auf. Kannst Du sie dann nicht wegstreichen, demotivieren sie Dich, weil da ist ist ja noch was zu machen. Den Beginn eines großen Projektes kannst Du in einem Kalender notieren. Ab diesem Tag tauchen Aufgaben zu dem Projekt in Deiner täglichen Liste auf.
Trage keine Termine ein
Vermischst Du Aufgaben aus der ToDo Liste und Einträgen in Deinem Kalender, wird sie schnell unübersichtlich und führt zu Problemen. Auf Deine Liste sollen auch wirklich nur Aufgaben kommen.
Halte Deine ToDo Liste flexibel
Okay, Du hast Aufgaben auf Deine ToDo Liste geschrieben und jetzt gilt es sie abzuarbeiten. Das heißt aber nicht, dass Du sie nicht anpassen kannst. Sollte sich also eine neue Aufgabe ergeben oder eine andere wegfallen, dann überarbeite sie und halte Deine ToDo Liste flexibel. Erstelle aber eine neue List, denn wenn Du bei einer bereits geschriebenen Liste Aufgaben wegstreichst und neu dazu nimmst, sieht es schnell chaotisch aus – dabei soll die Liste doch Deine Aufgaben ordnen.
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