Wie verfasst man ein Arbeitsvertrag Kündigungsschreiben?

Beim Arbeitsvertrag Kündigungsschreiben, was muss da eigentlich drinstehen? MyBusiness Mentor zeigt Dir, wie Du es richtig machst und gibt Dir Vorlagen, die Du nutzen kannst.

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Unabhängig von den Umständen ist die Kündigung eines Arbeitsplatzes eine wichtige Lebensentscheidung und sollte ernst genommen werden. Das Verfassen und Einreichen von einem professionellen Arbeitsvertrag Kündigungsschreiben ist ein entscheidender Aspekt des Kündigungsprozesses und kann bei ehemaligen und zukünftigen Arbeitgebern einen bleibenden Eindruck hinterlassen.

Es ist wichtig zu verstehen, was in ein Kündigungsschreiben aufgenommen werden muss und wie man es verfasst. Achte vor allem darauf, keine verbrannte Erde zu hinterlassen. Egal welchen Grund Deine Kündigung hat – sei höflich und souverän, denn Du weißt nie, wem Du noch einmal begegnest.

Im folgenden Artikel erfährst Du, was in einem Kündigungsschreiben stehen sollte (und was NICHT), und erhältst Vorlagen, wie Du es richtig machst.

Redakteur
Michael Bruhnsen
Experte für Management & Karriere

Du weißt...

  • was ein Kündigungsschreiben ist.
  • was drin stehen sollte.
  • welche Vorlagen Du nutzen kannst.

Über mich

Michael Bruhnsen studierte Volkswirtschaftslehre, Journalismus und Politikwissenschaften. Nach Stationen als Wirtschaftsjournalist beim Handelsblatt und der WirtschaftsWoche, ist er bei uns Redakteur für Management- und Karrierethemen. In meiner Karriere habe ich so einige Kündigungsschreiben verfasst und gesehen. Aus meiner Erfahrung kann ich Dir sagen, worauf Du achten musst.

Was ist ein Kündigungsschreiben?

Arbeitnehmer sollten ihrem Arbeitgeber ein formelles Kündigungsschreiben vorlegen, wenn sie beschließen, eine Stelle aufzugeben.

Es handelt sich um ein erforderliches Dokument, dass Teil Deiner Mitarbeiterunterlagen wird. Betrachte es als das letzte Kapitel Deiner Geschichte Deines ehemaligen Unternehmens.

Im Kündigungsschreiben wird der Arbeitgeber im Allgemeinen über Deinen Austritt informiert und ein Austrittsdatum angegeben. Trotz Deiner Gefühle gegenüber Deinem Job oder Deinem Vorgesetzten (im Positiven wie Negativen) sorgt professionelles, höfliches und hilfsbereites Auftreten für einen Abschluss und einen positiven Weg nach vorne.

Haltedie Tür immer offen, denn Du weißt nie, wann Du zurückkehrst oder woanders mit anderen Kollegen zusammenarbeiten wirst.

In der Regel wird von Dir wahrscheinlich nur erwartet, dass Du ein Standard-Kündigungsschreiben einreichst, es ist jedoch am besten, ein Treffen mit Deinem Chef zu vereinbaren, um ihm das Schreiben zu übergeben und Deinen Rücktritt persönlich zu besprechen.

Tipp: Möglicherweise wirst Du gebeten, an einem Austrittsgespräch teilzunehmen. Wenn ja, sei konkret und ehrlich, aber nutze es nicht als Gelegenheit, Deinem aufgestauten Frust Luft zu machen. Der Schlüssel liegt darin, professionell und höflich zu bleiben.

Was in Deinem Kündigungsschreiben stehen sollte

Obwohl der spezifische Inhalt Deines Kündigungsschreibens auf Deine Position und Dein Unternehmen zugeschnitten werden kann, sollten einige grundlegende Elemente immer enthalten sein:

  • Ein neutraler, professioneller Ton: Informiere Deinen Arbeitgeber in einem neutralen Ton über Dein Ausscheiden.
  • Das Enddatum: Gib Dein offizielles Enddatum an – idealerweise mindestens zwei Wochen im Voraus. Es ist nicht notwendig, ein Kündigungsdatum anzugeben. Ein „fristgerecht“ ist völlig ausreichend. Grundsätzlich ist eine Kündigung davon abhängig, was im Arbeitsvertrag steht und vom Datum, an dem die Kündigung dem Arbeitgeber zugeht.
  • Hilf beim Übergang: Bring Dein Engagement für einen reibungslosen und einfachen Übergang zum Ausdruck, einschließlich der Bereitschaft, Deine Arbeitsbelastung und Statusaktualisierungen mit Deinem Vorgesetzten oder Nachfolger zu besprechen oder beim Einstellungsprozess zur Besetzung Deiner Position zu helfen.
  • Dankbarkeit für die Gelegenheit: Finde etwas Nettes, das Du sagen kannst, unabhängig von Deinen möglichen Differenzen mit einem Kollegen oder davon, wie giftig der Job oder die Unternehmenskultur geworden sein mag.
  • Anforderung von Anweisungen (optional): Wenn Dir das Ausstiegsprotokoll in Deinem Unternehmen noch nicht bekannt ist, fordere spezifische Anweisungen zu den endgültigen Arbeitsverpflichtungen und -prozessen an. Einige Unternehmen fordern Dich möglicherweise auf, sofort zu gehen, während andere Dich möglicherweise in den Übergang einbeziehen. Möglicherweise wirst Du gebeten, von zu Hause aus zu arbeiten und Dich an Deinem letzten offiziellen Tag an die Personalabteilung zu wenden, um Deinen Laptop zurückzugeben.

Denke einen Schritt voraus

Das Angebot, bei der Ausbildung eines Ersatzes zu helfen, ist die Vorbereitung des Teams auf den Abschied und der Ausdruck von Dankbarkeit und ein entscheidendes Element eines Kündigungsschreibens.

Ein Tipp aus meiner persönlichen Erfahrung: Stelle Dir … die beste Zeit an Deinem Arbeitsplatz vor und denke immer an dieses Bild, wenn Du Dein Kündigungsschreiben schreiben. „Lass Deinen Chef denken, dass Du großartig warst, auch wenn Du es nicht warst. (Vielleicht) bekommst Du dadurch eine gute Empfehlung.

Wenn Du in Deinem Brief oder im Gespräch mit Deinem Arbeitgeber einen Grund für Dein Ausscheiden angibst, sei klar und positiv. Konzentriere Dich auf den Nutzen der Veränderung, nicht auf die Umstände, die sie verursacht haben. Unabhängig davon, ob Du das Unternehmen verlässt, um Dich beruflich weiterzuentwickeln oder ein Unternehmen zu gründen, ist es unerlässlich, professionell und formell zu sein.

Denke daran, dass jeden Tag Menschen ihren Job verlassen und Dein Vorgesetzter an diesen Prozess gewöhnt sein wird. Wenn Du beim Rücktritt von Deinem Job höflich und rücksichtsvoll vorgehst, erleichterst Du den Prozess für alle und bist auf dem richtigen Weg für künftigen Erfolg.

Es ist nicht das Ziel, verbrannte Erde zu hinterlassen, sondern ein positives Bild von Dir.

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Was in Deinem Kündigungsschreiben nicht stehen sollte

Es ist auch wichtig zu wissen, was man in einem Kündigungsschreiben NICHT sagen sollte. Viele Mitarbeiter machen den Fehler, zu viele persönliche Details und emotionale Aussagen in ihre offiziellen Briefe aufzunehmen.

Wenn Du ein offizielles Kündigungsschreiben verfässt, lass Folgendes weg:

  • Ausführliche Angaben zum Grund Deines Ausscheidens: Auch wenn Du möglicherweise das Bedürfnis verspürst, den Grund Deines Ausscheidens zu erläutern, sind in Deinem Kündigungsschreiben keine ausführlichen Angaben erforderlich. Wenn Du beispielsweise zu einem neuen Arbeitgeber wechselst, musst Du nicht mitteilen, dass dieser ein besseres Produkt, eine bessere Dienstleistung, ein besseres Arbeitsumfeld, ein besseres Gehalt oder ein besseres Leistungspaket bietet . Halte Deine Sprache professionell und positiv und halte Deinen Brief kurz und einfach.
  • Was Du an dem Job gehasst hast: Ein Kündigungsschreiben ist nicht der richtige Ort, um Deine Beschwerden zum Ausdruck zu bringen oder Dich schlecht über Dein zukünftiges ehemaliges Unternehmen oder Deine Kollegen zu äußern. Ich empfehle Dir, den Ärger loszulassen, bevor Du den Brief absendest. Lass ihn gegebenenfalls von einer neutralen Partei prüfen, um sicherzustellen, dass er angemessen höflich und prägnant ist.
  • Emotionale Aussagen: Verwende in Deinem Brief einen ruhigen, professionellen Ton. Ein aggressiver oder anderweitig emotionaler Brief wird Dich nur verletzen. Mein Tipp an Dich: Auch wenn Du überarbeitet und verärgert bist, höre nicht mit Wut auf. Vermeide Formulierungen wie „Ich fühle“ oder „Ich denke“, es sei denn, darauf folgen positive Aussagen.

Weitere Tipps zum Arbeitsvertrag Kündigungsschreiben

Versuche beim Schreiben Ihres Briefes, keine Brücken niederzureißen, möglicherweise benötigst Du in Zukunft die Hilfe dieser Personen.

Dein Arbeitgeber stellt Dir möglicherweise eine Referenz zur Verfügung, oder wenn Du im gleichen Bereich bleibst, vernetzst Du Dich möglicherweise immer noch in denselben Kreisen oder möchtest in Zukunft zurückkehren. Es ist immer gut, mit seinen alten Kollegen in Kontakt zu bleiben, und bei sozialen Netzwerken wie LinkedIn kann es schwierig sein, ihnen aus dem Weg zu gehen.

Kündigungsfrist: Steht im Arbeitsvertrag beispielsweise eine Kündigungsfrist von einem Monat, gilt die für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen. Kündigst Du, dann muss ein voller Monat  zwischen Zugang der Kündigung und dem Ende des Arbeitsverhältnisses vergehen.

Beispiele für Kündigungsschreiben

Hier sind zwei Muster für Kündigungsschreiben, die Du mit Deinen persönlichen Daten ausfüllen kannst. Du bist nicht verpflichtet, in Deinem Brief den Grund für die Kündigung anzugeben, manche Leute ziehen es jedoch vor, dies zu tun. Ich habe beide Ansätze in diese Beispiele aufgenommen.

Vorlage für ein Arbeitsvertrag Kündigungsschreiben 1

[Aktuelles Datum]

Lieber [Name des Vorgesetzten],

Bitte akzeptieren Sie dieses Schreiben als meinen formellen Rücktritt von meiner Funktion als [Titel]. Mein letzter Tag bei [Unternehmen] wird das [Enddatum] sein.

Um Ihnen den Übergang nach meinem Ausscheiden zu erleichtern, unterstütze ich Sie gerne bei allen Schulungsaufgaben während meiner letzten Arbeitswochen. Ich beabsichtige, meinem Ersatz ausführliche Anweisungen und aktuelle Unterlagen zu hinterlassen.

An dieser Stelle möchte ich mich bei Ihnen für das Wissen und die Erfahrung bedanken, die ich durch meine Arbeit hier gesammelt habe. Ich bin sehr dankbar für die Zeit, die ich in unserem Team verbracht habe, und für die professionellen Beziehungen, die ich aufgebaut habe. Es war mir eine Freude, für Sie zu arbeiten, und ich hoffe, dass sich unsere Wege in Zukunft wieder kreuzen.

Aufrichtig,

[Ihre Unterschrift und Ihr gedruckter Name]

Vorlage für ein Arbeitsvertrag Kündigungsschreiben 1

[Aktuelles Datum]

Lieber [Name des Vorgesetzten],

Ich schreibe Ihnen, um meine formelle Rücktrittserklärung von meiner Funktion als [Titel] bei [Unternehmen] einzureichen. Ich habe eine andere Position angenommen, die besser zu meinen Fähigkeiten passt. Mein letzter Tag wird der [Enddatum] sein.

Ich möchte meine Wertschätzung für die Erfahrungen zum Ausdruck bringen, die ich bei [Unternehmen] gesammelt habe. Ich bin dankbar für die Lernmöglichkeiten, die ich in meiner Zeit hier erhalten habe, sowie für die beruflichen Beziehungen, die ich zu meinen Kollegen aufgebaut habe.

Bitte lassen Sie mich wissen, wie ich diesen Übergang so einfach wie möglich gestalten kann. Gerne helfe ich bei der Schulung zu allen Aufgaben und werde mich um eine reibungslose Umstellung bei laufenden Projekten bemühen.

Vielen Dank für die Möglichkeit, in dieser Rolle zu wachsen. Es war mir eine Freude, mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

Aufrichtig

[Ihre Unterschrift und Ihr gedruckter Name]

Vorteile der Vorlage eines Kündigungsschreibens

Da einige Unternehmen von ihren Mitarbeitern eine formelle Kündigung verlangen, ist es wichtig, vor der Verabschiedung Dein Mitarbeiterhandbuch zu prüfen (wenn es denn eines gibt). Aber auch wenn ein Unternehmen keine offiziellen Anforderungen an die Einreichung eines formellen Kündigungsschreibens hat, ist dies aus folgenden Gründen immer die beste Vorgehensweise:

  • Mit einem Kündigungsschreiben wirkst Du professionell. Wenn Du ein formelles Kündigungsschreiben einreichst, siehst Du zumindest gut aus. Es vermittelt einen professionellen und höflichen Ton für Deinen Austritt und verringert die Möglichkeit von Unmut oder Unsicherheit. Außerdem hast Du die Möglichkeit, Dich offiziell bei Deinem Arbeitgeber zu bedanken und bei Bedarf Unterstützung beim Übergangsprozess anzubieten.
  • Ein Kündigungsschreiben dient als Papierspur. Ein formelles Kündigungsschreiben dient ebenfalls als Unterlagen. Einige Unternehmen verlangen möglicherweise eine bestimmte Kündigungsfrist, wenn sie eine Stelle verlassen. Dein Kündigungsschreiben kann als physischer Beweis dafür dienen, dass Du die Kündigungsfrist ordnungsgemäß eingehalten hast. Wenn es rechtliche Meinungsverschiedenheiten über Dinge wie die Auszahlung des letzten Gehaltsschecks oder den letzten Tag der Gewährung von Sozialleistungen an Arbeitnehmer gibt, kannst Du Dein Kündigungsschreiben als Stütze für Deinen Fall heranziehen.

Professionell und höflich

Wenn Du Deine Zeit in einer Rolle abschließt, bevor Du zur nächsten übergehst, ist es wichtig, dass es mit einer positiven Note endest. Wenn Du ein klares, prägnantes Kündigungsschreiben ohne emotionale Aussagen verfässt, stelle sicher, dass Du das richtige Protokoll befolgst. Ein gutes Kündigungsschreiben kann auch die Tür zu positiven Referenzen Deiner ehemaligen Kollegen öffnen – Du weißt nie, wessen Weg Du zukünftig kreuzen wirst.

Ein höflicher und respektvoller Rücktritt ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung positiver beruflicher Beziehungen in jeder Phase Deiner Karriere.

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