Wie schreibt man eine Email, die stilvoll, prägnant, und professionell ist? MyBunisness Mentor zeigt Dir die richtige E-Mail Etikette.
Das Beantworten von E-Mails ist in der Geschäftswelt eine Notwendigkeit, aber sich die Zeit zu nehmen, auf jede einzelne eine durchdachte, höfliche Antwort zu schreiben, kann einen guten Teil Deines Tages verschlingen. Laut Sharon Schweitzer, Gründerin von Protocol & Etiquette Worldwide (1), können schnelle, lockere Antworten auf professionelle E-Mails jedoch mehr schaden als nützen. Darüber hinaus können automatisierte Antworten die Verbindungen zwischen Sendern und Empfängern verringern, und die Erstellung allgemeinerer statt individueller E-Mails kann zu Missverständnissen führen.
Jodi RR Smith, Inhaberin des Etikette-Beratungsunternehmens Mannersmith (2), und Schweitzer teilte mir ihre Ratschläge für die ordnungsgemäße und professionelle Gestaltung von E-Mails in einem Gespräch mit, einschließlich einiger wichtiger Verhaltensregeln und der Verwendung der Optionen „Carbon Copy“ (cc) und „Blind Carbon Copy“ (bcc). .
Michael Bruhnsen
Du weißt...
- was E-Mail-Etikette ist.
- welche Dos und Dont´s es gibt.
- wie Du professionell und prägnant schreibst.
Über mich
Michael Bruhnsen studierte Volkswirtschaftslehre, Journalismus und Politikwissenschaften. Nach Stationen als Wirtschaftsjournalist beim Handelsblatt und der WirtschaftsWoche, ist er bei uns Redakteur für Management- und Karrierethemen. Das richtige, stilvolle Auftreten ist in der Geschäftswelt ungemein wichtig. Ich beantworte Dir die Frage: Wie schreibt man eine Email?.
Die Dos
1. Verwende die richtige Anrede
Das Öffnen einer E-Mail mit „Hallo“ oder „Hey“ mag für Kollegen, mit denen Du befreundet bist, in Ordnung sein, aber für neue Kontakte empfiehlt Sharon Schweitzer, Deine E-Mail mit einer angemessenen, respektvollen Anrede zu beginnen, wie zum Beispiel „Guten Morgen“, „Guten Tag“, „Guten Abend“ oder „Hallo.“
„Guten Tag“ oder „Grüße“ sind weitere Ausdrücke, die auf internationaler Ebene häufig verwendet werden.
Denke daran, dass gerade geschäftliche E-Mails oft weitergeleitet werden und damit auch für andere lesbar sind.
2. Bleibe prägnant
Es ist immer am besten, Deine E-Mails kurz und bündig zu halten. E-Mails sollen nicht so kurz sein wie Textnachrichten, sagte mir Jody Smith, aber sie seien als eine Form der schnellen Kommunikation gedacht. Wenn Deine E-Mail zu wortreich ist, versuche, sie zu kürzen, um sie prägnanter zu gestalten.
„Empfänger lesen nur die ersten ein oder zwei Zeilen, bevor sie entscheiden, ob sie (eine E-Mail) behalten oder löschen möchten“, so Joday Smith. „Stelle sicher, dass Du ausreichend sagst, was Du sagen musst.“
3. Bleibe ruhig
Sende niemals E-Mails, während Du wütend oder anderweitig emotional bist, riet mir Jody Smith. Versuche stattdessen, Dich zu beruhigen und sprich dann persönlich oder telefonisch mit der Person, die Du ansprechen möchtest, wenn ein persönliches Treffen nicht möglich ist. Das könnte Dir helfen, eine unnötige Auseinandersetzung zu vermeiden.
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Die Don'ts
1. Verwende Schlagworte
Laut Jody Smith können Akronyme und Schlagworte die Empfänger verwirren und einen unprofessionellen Eindruck hinterlassen. Bleibe dabei, vollständige Wörter aufzuschreiben und Laienbegriffe zu verwenden, um Deinen Standpunkt zu verdeutlichen. Allerdings können Ausnahmen gemacht werden, je nachdem, an wen Du eine E-Mail sendest. Akronyme könnten beispielsweise in gelegentlichen internen E-Mails akzeptabel sein, aber alle E-Mails, die Du sendest – insbesondere an Kunden – sollten in einer leicht verständlichen Sprache verfasst sein.
2. Mache niemanden herab
E-Mails können schnell und einfach geteilt werden, und die Herabwürdigung anderer in der nachhaltigen, digitalen Kommunikation hat Konsequenzen. Vermeide es, Dich selbst in Verlegenheit zu bringen – oder schlimmer noch, Deinen Job zu verlieren -, indem Du sicherstellest, dass Du Deine Kollegen oder Geschäftspartner nicht schlecht redest.
„Man möchte in einer E-Mail nie etwas Schlechtes über jemanden sagen“, sagte mir Jody Smith. „Es ist einfach, das Deine E-Mail weitergeleitet wird und am Ende von jemandem gelesen wird, für den es nicht bestimmt ist.“
3. Schlechte Zeichensetzung
Wenn Du eine professionelle E-Mail schreibst, solltest Du die Ausrufezeichen auf ein Minimum beschränken. Selbst ein Ausrufezeichen kann zu viel sein. Halte Deine Interpunktion professionell und vermeide auch die Verwendung von Emoticons oder Emojis in E-Mails, es sei denn, Du bist mit dem beabsichtigten Empfänger freundlich verbunden.
„Diese kleinen blinkenden Symbole sind für Textnachrichten gedacht“, sagt Sharon Schweitzer. „Sie sind in einer geschäftlichen E-Mail unangemessen und unprofessionell. Emoticons können E-Mails an einen Spamfilter oder ein Junk-Postfach weiterleiten.“
4. Fehlender Abschluß
Beende Deine E-Mail mit einem Schlusswort wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“, „Vielen Dank“ oder einem anderen passenden Satz.
„Indem man den Empfänger darüber informiert, dass keine Antwort erforderlich ist, wird der E-Mail-Zyklus nicht ewig fortgesetzt“, sagt Sharon Schweitzer.
Weitere nähere Optionen sind „Keine Antwort erforderlich“, „Nochmals vielen Dank“, „Bis zum Treffen“ und „Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn ich Ihnen weiterhelfen kann.“
Tipp: Schreibe E-Mails, die jeder verstehen kann und für deren Weitergabe Du Dich in einem professionellen Umfeld nicht schämen würdest.
Wie man CC und BCC richtig macht
Die Tools cc und bcc sind knifflig. Manchmal sind sie nützlich, aber bei unsachgemäßer Anwendung können sie problematisch sein.
Wenn Du die CC-Funktion verwendest, solltest Du laut Jody Smith bedenken, dass weniger mehr ist. Du musst auch darüber nachdenken, was Du sendest und wie wichtig es für andere ist.
„Überlegen Dir wirklich, wer über diese Kommunikation auf dem Laufenden bleiben muss“, sagt Jody Smith. „Benötigen sie diese Informationen oder können sie dem Gespräch etwas hinzufügen?“
Die Expertin Sharon Schweitzer fügt hinzu, dass Menschen manchmal so stolz auf ihr Arbeitsergebnis sind, dass sie ein Dutzend Empfänger in die CC-Reihe aufnehmen und sich dann im Rampenlicht des Nachglühens sonnen, wenn jeder kommentiert, wie viel oder wie gut sie leisten. Dies kann als glatte Prahlerei, als Ruf nach Aufmerksamkeit oder als Egozentrik interpretiert werden. Behalte die Kontaktaufnahme daher nur bei denen vor, die es wissen müssen.
Tipps zur BCC-Funktion
Mit der BCC-Funktion kannst Du jemanden zu einer E-Mail-Konversation hinzufügen, ohne dass andere es wissen. Daher kann es etwas schwieriger sein, festzustellen, wann und ob es richtig ist, sie zu verwenden. Meiner eigenen Erfahrung nach kann es manchmal eine gute Idee sein, andere per Bcc zu kontaktieren.
- Wenn Du etwas planst, Dich aber noch nicht jeder in der Konversation kennt, sorgt die Verwendung von bcc dafür, dass die E-Mails aller Teilnehmer vertraulich bleiben, bis sie bereit sind, sie mit der Gruppe zu teilen.
- Wurdest Du gebeten, eine Aufgabe zu erledigen, wird durch die Einbindung des Antragstellers per BCC dieser Person mitgeteilt, dass die Aufgabe in Bearbeitung ist.
- Wenn Du mit einem Kunden korrespondierest, der unzufrieden ist, stellst Du durch Bccing Deines Chefs sicher, dass er oder sie nicht überrascht wird, falls der Kunde anruft.
Expertin Jody Smith sagt, es sei am besten, diejenigen, die nicht in die Kategorie „Wissenswertes“ fallen, von einer E-Mail fernzuhalten und die Unordnung in ihrem Posteingang zu reduzieren. Und wenn Du Dir nicht sicher bist, ist es laut Smith am besten, die Person, die Du auf Cc oder Bcc setzen möchtest, zu fragen, ob sie aufgenommen werden möchte.
Weitere Tipps
Um Deine Frage „Wie schreibt man eine Email“ zu beantworten, solltest Du Dich an ein paar Regeln halten. Aus meiner eigenen Erfahrung kann ich Dir folgende Tipps mit an die Hand geben.
Vermeide grammatikalische Fehler
Selbst wenn Du die Grammatik in Perfektion beherrschst, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Du von Zeit zu Zeit Grammatik- und Rechtschreibfehler machst.
Eine Studie (3) hat gezeigt, dass Menschen, die in kurzen E-Mails viele Grammatikfehler machen, als weniger gewissenhaft und vertrauenswürdig gelten.
Aus diesem Grund installiere am besten eine Browsererweiterung wie Grammarly, die Deine Fehler hervorhebt, bessere Wortwahlen vorschlägt und sicherstellt, dass Deine Rechtschreibung korrekt ist.
Hier sind die häufigsten stilistischen und grammatikalischen Fehler, die Menschen in ihren geschäftlichen E-Mails machen. Vermeide es, sie dazu zu zwingen, am Arbeitsplatz angemessene E-Mail-Etikette einzuhalten und einen guten Ruf zu wahren.
- Falsch geschriebene Wörter
- Wörter zu oft wiederholen
- Übermäßiger Gebrauch des Passivs
- Falsche Interpunktion
- Falsche Großschreibung
Erstelle eine professionelle E-Mail-Signatur
Eine professionell gestaltete E-Mail-Signatur kann Wunder für Dein Unternehmen bewirken. Es kann Dir helfen, deutlich zu machen, wer Du bist und wie andere Dich kontaktieren können. Vergiss beim Entwerfen einer Signatur nicht, dass weniger mehr ist.
Deine E-Mail-Signatur sollte eher klein, einfach und gut lesbar sein. Es sollte Deinen Namen, Deine Position, die Website Deines Unternehmens und Deine Telefonnummer enthalten.
Am besten fügst Du Deine Signatur automatisch am Ende jeder E-Mail hinzu – Du kannst sie jederzeit aus Deiner Nachricht löschen, wenn Du sie nicht benötigst.
Stelle Dich vor
Gehe niemals davon aus, dass Dein E-Mail-Empfänger weiß, wer Du bist. Wenn Du jemandem zum ersten Mal eine E-Mail schreibst, beginne den Text Deiner E-Mail nach der ersten Begrüßung immer mit einer kurzen Vorstellung über Dich selbst.
Wenn Du bereits mit diesem Empfänger gesprochen hast, Dir aber nicht sicher bist, ob er sich an Dich erinnert, erinnere ihn subtil daran, woher er Dich kennt und wann ihr das letzte Mal gesprochen habt.
Strukturiere Deine E-Mails richtig
Jede professionelle E-Mail sollte ein bestimmtes Aussehen haben und einige wichtige Komponenten enthalten, wie zum Beispiel eine Betreffzeile, eine richtige Begrüßung, einen Textkörper, eine Verabschiedung und eine Signatur.
Um Deine Nachricht leichter lesbar und verständlich zu machen, teile diese Abschnitte immer in Absätze auf. Dein E-Mail-Text sollte kurz und prägnant sein und jeden neuen Absatz mit den relevantesten Informationen beginnen.
Wenn Du der Meinung bist, dass Dein Text zu viele Informationen enthält, kannst Du jederzeit Aufzählungspunkte verwenden, um Deinem Text mehr Struktur zu verleihen, oder versuchen, überflüssige Informationen herauszuschneiden.
Schreibe eine kurze und aussagekräftige Betreffzeile
Gute Betreffzeilen geben dem beabsichtigten Empfänger eine Vorstellung davon, was die E-Mail enthält und ob er sie öffnen möchte. Hier sind einige Beispiele für E-Mail-Etikette , wenn es um gute und schlechte Betreffzeilen geht.
- Schlechte Betreffzeile: „Hallo“ Das obige Beispiel macht völlig unklar, warum Du eine E-Mail sendest.
- Gute Betreffzeile: „Zusammenfassung des Anrufs vom 15. Januar“
Betreffzeilen wie diese machen den Inhalt der E-Mail sehr deutlich.
Verwende Standardschriftarten und -formatierungen
Einer der größten Verstöße gegen die E-Mail-Etikette ist die Verwendung eigenartiger Schriftarten, wilder Farben und exzentrischer Formatierungen. Du denkst vielleicht, dass ein einzigartiges Erscheinungsbild Deiner E-Mail sie einprägsamer macht, aber in Wirklichkeit wirst Du so aussehen, als ob Du die grundlegenden Kommunikationsnormen nicht kennst.
Verwende stattdessen immer die Standardschriftart Schwarz und die Standardschriftgröße. Verwende außerdem nicht zu häufig Fett- oder Kursivschrift – sie können ablenken.
Und wenn Du Text kopierst und in Deine E-Mail einfügst, markiere ihn und lösche die Formatierung. (Befehl + \ auf einem Mac, Strg + Umschalt + N auf einem PC.) Wenn Du es nicht löschst, sieht dieser Teil anders aus als der Rest Deiner E-Mail.
Verwende "Allen antworten" mit Vorsicht
- Antworten: Mit der Schaltfläche „Antworten“ kannst Du direkt der Person antworten, die Dir zuletzt eine E-Mail gesendet hat. Bedenke, dass Du dem Hauptabsender der E-Mail antwortest, wenn Du direkt auf die erste Nachricht antwortest. Wenn Du jedoch im Thread auf die E-Mail einer anderen Person antwortest, antworte nur dieser Person.
- Allen antworten: Mit der Schaltfläche „Allen antworten“ kannst Du allen Personen, die in der E-Mail enthalten sind, eine E-Mail senden. Der Hauptvorteil von „Allen antworten“ besteht darin, sicherzustellen, dass jeder im Thread darüber informiert wird, dass ein bestimmtes Problem behoben wurde.
Reagiere rechtzeitig
Daten zeigen, dass der durchschnittliche Büroangestellte 121 E-Mails pro Tag erhält (4). Angesichts unserer überwältigenden Zeitpläne und arbeitsreichen Tage ist es keine Überraschung, dass die meisten von uns nicht sofort auf E-Mails antworten.
Wenn es jedoch um die E-Mail-Etikette für Geschäftsleute geht, gibt es für verschiedene Rollen ein angemessenes Antwortfenster. Wenn Du einem Teamkollegen aus Deinem Unternehmen eine E-Mail sendest, gib Dein Bestes, um innerhalb von 12 Stunden zu antworten.
Dein Unternehmen ist darauf angewiesen, dass Du effizient arbeitest und zeitnah mit Deinem Team kommunizierst.
Wenn Du eine E-Mail von einem Kollegen erhalten hast, mit dem Du nicht direkt zusammenarbeitest, wird von Dir erwartet, dass Du innerhalb der nächsten 24 Stunden antwortest.
Wenn Du das Problem nicht innerhalb von 24 Stunden beheben kannst, teile ihnen mit, dass Du ihre E-Mail erhalten hast und dass Du innerhalb einer bestimmten Zeitspanne nachfragen wirst. Erhältst Du eine E-Mail von externen Kontakten, ist es durchaus akzeptabel, bis zum Ende der Woche zu antworten, es sei denn, die E-Mail ist als dringend markiert oder erfordert eine schnellstmögliche Antwort.
Wenn es sich um einen Kontakt handelt, der für Dich oder Dein Unternehmen von großem Wert ist, kann es sich lohnen, so schnell wie möglich oder innerhalb von 24 Stunden zu antworten.
Es ist keine Neuigkeit, dass das Versenden von E-Mails viel Zeit in Anspruch nimmt. Die rechtzeitige Beantwortung von E-Mails trägt jedoch dazu bei, dass die Arbeit aller auf dem richtigen Weg bleibt und die Kommunikation auf einem hohen Niveau bleibt.
Eine hervorragende Möglichkeit, weniger Zeit mit dem Versenden von E-Mails und der Erledigung wichtiger Aufgaben zu verbringen, ist die Planung Ihrer E-Mails .
So kannst Du Deine E-Mails schreiben, wann immer es Dir passt, und sie versenden, wann immer Du möchtest, ohne unprofessionell zu wirken.
E-Mail-Etikette bedeutet Professionalität
Wenn Du jemandem eine E-Mail sendest, repräsentierst Du sowohl Dich selbst als auch Deine Marke/Dein Unternehmen. Daher ist es wichtig, sich von seiner besten Seite zu zeigen und sich so professionell wie möglich zu präsentieren. Das bedeutet, klar und prägnant zu schreiben und die richtige Zeichensetzung zu verwenden. Es bedeutet auch, einen eher förmlichen Ton beizubehalten, ohne starr und unfreundlich zu wirken. Letztendlich geht es bei der E-Mail-Etikette darum, klar und auf den Punkt zu kommen, damit Du und Dein Empfänger so produktiv und verständlich wie möglich sein können.
FAQs
Was ist E-Mail-Etikette?
Die E-Mail-Etikette umfasst soziale Empfehlungen, die sich auf die Art und Weise auswirken, wie Menschen per E-Mail miteinander kommunizieren. Diese Richtlinien können je nach Unternehmen, Branche und sogar von Generation zu Generation leicht unterschiedlich sein. Dennoch bleibt der Kern der richtigen Geschäfts-E-Mail-Etikette derselbe: Kommuniziere klar und respektvoll. Wenn Du ständig E-Mails mit einer Person schreibst und eine Beziehung aufbaust, kannst Du eine lockerere Sprache verwenden, aber achte darauf, dass der Ton Deiner E-Mail dennoch professionell bleibt.
Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, die richtige E-Mail-Etikette bei der Arbeit einzuhalten, was wiederum dazu führt, dass Ihre E-Mail-Empfänger sich bei der Zusammenarbeit mit Ihnen wohler fühlen.
Warum ist E-Mail-Etikette wichtig?
Wie schreibt man eine Email, die sowohl vom Inhalt als auch vom „Ton“ her passt? Hier hilft Dir die E-Mail-Etikette, Dich als Profi zu etablieren, besser zu kommunizieren und Deinen Karriereweg zu ebnen.
Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass die Leute positiv auf Deine E-Mails reagieren und mit Dir Geschäfte machen, während Missverständnisse seltener auftreten.
Was sind die fünf Regeln der E-Mail-Etikette?
Der Aufschwung der Textsprache und die Verbreitung sozialer Medien haben unsere schriftliche Kommunikation verändert. Viele von uns verzichten aus Gründen der Geschwindigkeit und Bequemlichkeit auf Grammatikregeln.
Aber wenn es um E-Mails geht, sind die allgemeine Höflichkeit und die richtige Etikette immer noch wichtig! Es gibt fünf Hauptregeln für die E-Mail-Etikette:
- Behalte einen professionellen Ton bei
- Schreibe eine kurze und aussagekräftige Betreffzeile
- Formatiere nach Standardkonventionen
- Sprich Deinen Empfänger entsprechend an
- Reagiere rechtzeitig
Was ist eine gute E-Mail-Etikette?
Die Art und Weise, wie Du Deine geschäftlichen E-Mails schreibst und strukturierst, spiegelt direkt Deine Liebe zum Detail, Deinen Charakter und Deine Arbeitsmoral wider.
Jeder Unternehmer kann von der Einführung einer guten E-Mail-Etikette profitieren, da richtig geschriebene E-Mails Folgendes vermitteln können:
- Professionalität: Die richtige E-Mail-Etikette zeigt das professionelle Image des Unternehmens und der kommunizierenden Person.
- Effizienz: Mit guter E-Mail-Etikette verfasste E-Mails sind unkompliziert und auf den Punkt gebracht und vermitteln ihre Botschaft schnell und effizient.
Was sind die vier wichtigen Elemente der E-Mail-Etikette?
- Die Betreffzeile: Dies ist der wichtigste Teil jeder E-Mail, da sie den Ausschlag dafür geben kann, ob der Empfänger Deine Nachricht liest oder löscht.
- Die Begrüßung: Der Anfang Deiner E-Mail gibt den Ton für die gesamte Nachricht vor. Anhand Deiner Anrede kann der Empfänger Deine Absicht beurteilen, wer Du bist, was Du von ihm erwartest und ob er weiterliest.
- Der Text: Lange, unstrukturierte E-Mails schrecken jeden ab. Stelle sicher, dass Dein E-Mail-Text kurz, prägnant und richtig strukturiert ist.
- Die Abmeldung: Die Art und Weise, wie Du Deine E-Mails abzeichnest, ist ebenso wichtig wie die Art und Weise, wie Du sie beginnst. Beende Deine E-Mails immer professionell , indem Du deutlich machst, was Du vom Empfänger erwartest, aber mach es auf subtile und niemals aufdringliche Weise.
Weiterführende Links
- Sharon Schweitzer: Access to Culture (Quelle: https://www.protocolww.com)
- Mannersmith Etiquette Consulting (Quelle: https://www.mannersmith.com/index.cfm?action=about)
- Grammatikfehler in E-Mails (Quelle: https://lsa.umich.edu/psych/news-events/all-news/faculty-news/why-grammar-mistakes-in-a-short-email-could-make-some-people-jud.html)
- E-Mail Trends Statistics 2023 (Quelle: https://www.mailbutler.io/blog/email/email-statistics-trends/)
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