Business Etikette – weißt Du, wie man sich beim Geschäftstermin stilsicher bewegt? MyBusiness Mentor zeigt Dir, wie Du sie für Deinen beruflichen Erfolg einsetzt.
Kundengespräche erfordern mehr als die Vorbereitung eines guten Pitchs oder einer guten Präsentation. Die Einhaltung der richtigen Business Etikette ist für die Durchführung produktiver Meetings und den Aufbau einer soliden Grundlage für Deine Kundenbeziehungen von entscheidender Bedeutung. Wenn Du Anstand schätzst, kannst Du eine langfristige Beziehung aufbauen, die auf Respekt und Verständnis basiert. Dies kann Dir dabei helfen, Geschäfte abzuschließen und eine starke Liste an Geschäftskontakten aufzubauen.
Viele Geschäftsetikette-Praktiken mögen auf den ersten Blick nach gesundem Menschenverstand erscheinen, aber eine kleine Auffrischung kann Dir dabei helfen, bei Deinem nächsten Kundenkontakt hervorragende Leistungen zu erbringen. Das Befolgen spezifischer Best Practices ist besonders wichtig, wenn Du die verschiedenen Umgebungen berücksichtigst, in denen Du Dich möglicherweise mit einem Kunden triffst. Schließlich unterscheidet sich die Kommunikation mit einem Kunden in einem Restaurant stark von einem Treffen mit ihm über Zoom.
Michael Bruhnsen
Du weißt...
- was Business Etikette ist.
- wie Du Dich im Meeting oder beim Arbeitsessen richtig verhältst.
- wie Du Business-Knigge für Deine Karriere nutzt.
Über mich
Michael Bruhnsen studierte Volkswirtschaftslehre, Journalismus und Politikwissenschaften. Nach Stationen als Wirtschaftsjournalist beim Handelsblatt und der WirtschaftsWoche, ist er bei uns Redakteur für Management- und Karrierethemen. Das richtige, stilvolle Auftreten ist in der Geschäftswelt ungemein wichtig. Ich zeige Dir aus meiner persönlicher Erfahrung, was Du wirklich wissen musst.
Kundenbesprechungen
Bestimmte Besprechungsorte erfordern eine besondere Etikette, während einige Verhaltensweisen für alle Kundenbesprechungen angemessen sind. Im Folgenden erläutere ich, was Du in verschiedenen Umgebungen wissen und tun musst.
Besprechungen im Konferenzraum
Besuchst Du einen Lieferanten oder potenziellen Kunden im Büro? Diese Tipps werden Dir helfen, einen guten Eindruck zu hinterlassen, egal ob Du Dich in Deinem eigenen oder dem Konferenzraum befinden.
Komme pünktlich, ordentlich gekleidet und organisiert an
Es gibt kaum etwas, das Dich unprofessioneller erscheinen lässt, als wenn Du zu spät zu einem Meeting erscheinst und schlampig und unvorbereitet wirken. „Es ist wichtig, pünktlich – oder besser noch, früh“ zu sein und sicherzustellen, dass Du auf Dein Outfit, Sauberkeit und persönliche Hygiene achtest, sagt Michael Mayer, Kniggecoach von Kniggebenefit (1).
Michael Mayer empfiehlt außerdem, alle physischen Dokumente im Voraus zu organisieren, damit Du weißt, wo sich alle Deine Präsentationsmaterialien befinden, wenn Du sie benötigst.
„Stelle sicher, dass DU alle notwendigen Dokumente und Deine Visitenkarten mitnimmst“, sagt er. „Die Unterlagen müssen gut organisiert sein, damit Du keine kostbare Zeit mit der Suche nach dem richtigen Bericht oder der richtigen Präsentation verschwendest, wenn Du einige Seiten benötigst.“
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Begrüße alle ordnungsgemäß
Im Kern beruht jede Geschäftsetikette auf ausgeprägten zwischenmenschlichen Fähigkeiten, sagt Philipp Riedel, Geschäftsführer von Avantgarde Experts (2).
„Beim Treffen mit neuen potenziellen Kunden oder Berufskollegen gelten dieselben Regeln: ein fester Händedruck, guter Augenkontakt, echtes Engagement, Respekt – meist nur Dinge des gesunden Menschenverstands“, sagt er. „Die Leute möchten wissen, dass Du, wenn sie mit Dir sprechen, ein echtes Interesse an dem haben, was sie sagen, und … diese Art der Überlegung kann viel bewirken.“
Bei globalen Geschäftstreffen kann professionelles Verhalten schwieriger sein, da die internationale Business Etikette davon abhängt, in welchem Land Du reist oder woher Deine Kunden kommen. Mache Dich bei internationalen Reisen mit den für die Kultur Deines Kunden angemessenen Bräuchen vertraut, damit Du nicht unbeabsichtigt jemanden vor den Kopf stößt, so Philipp Riedel.
Höre zu und stelle nachdenkliche Fragen
Hesham Zreik, Gründer und CEO von FasterCapital (3), stellt fest, dass die meisten Menschen dazu neigen, bei Treffen mit potenziellen Kunden ihre eigenen Pläne zu entwickeln. Höre stattdessen Deinen Kunden zu und stelle durchdachte, intelligente Fragen basierend auf dem, was sie gesagt haben.
„Indem Du Fragen stellst, erkennst Du schnell, was für den Interessenten wichtig ist“, so Hesham Zreik. „Dann kannst Du darüber nachdenken, wie Du ihnen dort helfen kannst, wo sie gerade sind. Die Leute wollen gehört werden.“
Mache Dir keine Sorgen über technologische Probleme
Technische Probleme sind keine Seltenheit, aber wie Du damit umgehst, hängt von Deiner Geduld und Einstellung ab. Es ist am besten, nicht wütend oder nervös zu werden.
„Bei Meetings, bei denen Du eine Präsentation vorbereitest und die Technologie nicht zum Laufen bringen kannst, solltest Du daraus kein größeres Problem machen, als nötig ist. Auch wenn es nicht Deine Schuld ist, ist es normalerweise besser, einfach weiterzumachen, ohne zu versuchen, die Laptops zu synchronisieren, WLAN-Verbindungen herzustellen, die Kabel in Betrieb zu nehmen usw. Lass eine zweite Person, die das Meeting nicht leitet, versuchen, das Problem zu beheben, und schicke im Ernstfall anschließend die Präsentation. Aus meiner eigenen Erfahrung kann ich sagen, dass es viel souveräner ankommt, einen Plan B in der Tasche zu haben und die Präsentation frei vorzutragen. Klar, Du musst dafür die wichtigsten Fakten im Kopf parat haben, aber diese andere, lockere Art kommt bei den meisten Menschen sehr gut an – und bleibt in Erinnerung.
Tipp: Je besser Du Dich vorbereitest, desto reibungsloser verläuft Dein Meeting. Stelle sicher, dass alle Deine Präsentationsmaterialien gut organisiert sind, damit Dein Meeting auf dem richtigen Weg bleibt.
Restauranttreffen
Manche beruflichen Treffen finden im Rahmen einer gemeinsamen Mahlzeit statt, sei es ein formelles Mittag- oder Abendessen oder ein eher ungezwungenes Treffen in einem Café oder einer Bar.
Wenn Du das Treffen geplant hast, solltest Du die Rechnung übernehmen und gegebenenfalls Deinen Gast den Wein für den Tisch auswählen lassen, sp Philipp Riedel von Avantgarde Experts. Er fügt hinzu, dass Du gegenüber allen Kellnern oder Kellnern, mit denen Du interagierst, höflich und respektvoll sein solltest.
Hier sind einige zusätzliche Dinge, die Du beim Essen oder Trinken mit einem Geschäftskontakt beachten solltest.
Wähle den Treffpunkt sorgfältig aus
Wenn Du den Treffpunkt selbst bestimmst, kannst Du Deinen Gästen durch Deine Entscheidung verraten, wer Du bist und wie Du Geschäfte machst. „Man möchte das richtige Gleichgewicht zwischen Preis, Qualität und Atmosphäre finden“, sagt Philipp Riedel.
„Wähle ein bekanntes Restaurant, das für exzellenten Service und Essen bekannt ist“, fügt er hinzu. „Nicht günstig, aber nicht extravagant – ein Restaurant, in dem es genügend Privatsphäre und ruhigen Raum für ein Geschäftsgespräch gibt.“
Riedel empfiehlt außerdem, sich nach den Essensvorlieben oder Allergien Deiner Gäste zu erkundigen, damit Du dies bei der Auswahl eines Standorts berücksichtigen kannst.
Denke an Deine Etikette-Grundlagen
„Warte, bis die andere Person anfängt zu essen, kaue mit geschlossenem Mund, spriche nicht mit Essen im Mund usw.“, so Michael Mayer von Kniggebenefit.
Zudem ist es wichtig, dass man beim Essen im Sitzen die richtigen Utensilien verwendet.
Wähle eine „sichere“ Mahlzeit
Auch wenn Du nicht wie ein Unternehmensroboter wirken möchtest, achte in diesem Umfeld auf Deine Manieren. Wie beim ersten Date oder beim Abendessen mit den Schwiegereltern solltest Du darüber nachdenken, Lebensmittel zu meiden, die problematisch werden können.
„Trotz des Wunsches, das leckerste Gericht auf jeder Speisekarte zu haben, kann Essen, das spritzt oder schwer zu essen ist, in Deinen Zähnen stecken bleiben oder auf Deinem Hemd landen“, sagte Ada Chen Rekhi, Mitbegründerin und COO von Notejoy (4). „Unangenehm riechende Lebensmittel können (auch) für Kunden abschreckend sein.“
Halte das Gespräch höflich und professionell
Gespräche während einer Mahlzeit seien tendenziell etwas lockerer, sagte Michael Mayer. Achte daher darauf, den Dialog geschäftsbezogen zu halten und kontroverse oder unangemessene Themen zu vermeiden.
„Nimm ein paar nicht geschäftliche Themen auf, um Interesse an der anderen Person zu zeigen, (aber) … mache keine unhöflichen oder diskriminierenden Bemerkungen über andere Gäste usw.“, so Michael Mayer. „Halte Dich von sarkastischen Bemerkungen und unangebrachten Witzen fern.“
Ich rate Dir dazu, größtenteils beim Thema zu bleiben und Dich nicht vom Essen ablenken zu lassen. Achte auch auf die Zeit, die Du Dir nimmst. Viele Kunden können direkt nach dem Mittagessen einen harten Zwischenstopp einlegen – das bedeutet, die Uhr im Auge zu behalten und entsprechend zu planen.
Weitere Treffen
Unabhängig von der Situation oder dem Standort empfehle ich Dir, bei allen Geschäftstreffen die folgenden Etikette-Standards einzuhalten.
- Bestätige geplante Termine im Voraus.
- Merke Dir die Namen Deiner Gäste (und verwende sie).
- Gehe respektvoll mit der Zeit Deiner Gäste um und halte Dich an einen Zeitplan oder eine Tagesordnung.
- Halte Dein Smartphone und Tablet stumm und außer Sichtweite. Verwende Stift und Papier, wenn Du Notizen machen musst.
„Bei der Etikette geht es wirklich darum, den Menschen ein gutes Gefühl zu geben und ihnen grundlegende soziale Annehmlichkeiten zu gewährleisten“, so Hesham Zreik von FasterCapital. „Übe bei all Deinen geschäftlichen und persönlichen Interaktionen eine gute Etikette, dann werden sie mit der Zeit zu guten Gewohnheiten.“
Kommunikation vor und nach dem Meeting
Zreik empfiehlt, vor jedem Kundengespräch Deine Agenda zu verschicken, damit alle vorbereitet und auf dem gleichen Stand sind.
„Das stellt sicher, dass jeder die Möglichkeit hat, die richtigen Leute oder Daten zusammenzustellen, um diese Themen abzudecken und seine Arbeit zu erledigen“, sagt er.
Nach dem Ende des Meetings ist es ebenfalls wichtig, mit der Basis Kontakt aufzunehmen, um die besprochenen Kernpunkte noch einmal durchzugehen und zu bestätigen.
„Wir verfolgen immer direkt nach dem Meeting die nächsten Schritte, um zu zeigen, dass wir es ernst meinen mit dem Vorwärtsgehen und der Umsetzung der Dinge“, so Zreik. „Das zeigt (auch), dass Du zu Deinem Wort stehst und vertrauenswürdig bist.“
Überlege bei der Vorbereitung dieser Nachbereitung, wann und wie Du mit Deinen Kunden und Interessenten kommunizierst. Wenn Du beispielsweise per E-Mail Kontakt aufnimmst, halte Dich in Deiner Folgenachricht an die entsprechende E-Mail-Etikette.
Die Technologie ermöglicht es, zu jeder Tageszeit SMS und E-Mails zu schreiben. Dein Engagement rund um die Uhr kann jedoch dazu führen, dass andere erwarten, dass Du rund um die Uhr erreichbar bist – oder schlimmer noch, dass sie sich unter Druck gesetzt fühlen, dasselbe zu tun.
„Nimm Dir Zeit, um … die Kommunikationspräferenzen, Arbeitsgewohnheiten und Grenzen (Deiner Kunden) zu verstehen, damit Du besser darauf achten kannst, wann und wie Du mit anderen kommunizierst“, sagt Zreik. „Auf diese Weise förderst Du das Gleichgewicht, befähigst andere, ihr Bestes zu geben, und beugst einem Burnout vor.“
Schlüssel zum Mitnehmen: Erfahre, wie Dein Kunde gerne kommuniziert, damit Du wichtige Punkte so weiterverfolgen kannst, dass es seine Aufmerksamkeit erregt.
Stärke Dein Netzwerk
Wenn Du Dein berufliches Netzwerk erweitern möchtest, ist es von entscheidender Bedeutung, die Praktiken der Business Etikette gut im Griff zu haben. Dazu kann gehören, dass Du weißt, welche Worte Du in einem Meeting am effektivsten verwendest und wie Du danach weitermachst. Wie auch immer Du es praktizierst, eine gute Business Etikette ist für die Kundenbindung unerlässlich. Nutze diese Tipps bei Ihrem nächsten Kundengespräch, um erfolgreiche Geschäftsbeziehungen aufzubauen und zu stärken.
Weiterführende Links
- Kniggetrainer Michael Mayer (Quelle: https://kniggebenefit.de/kniggecoaching-business-knigge/)
- Internationaler Business Knigge – Do´s und Don´ts (Quelle: https://www.avantgarde-experts.de/de/magazin/business-knigge-international/)
- Hesham Zreik (Quelle: https://fastercapital.com/team/hesham-zreik.html)
- Ada Chen Rekhi (Quelle: https://www.linkedin.com/in/adachen)
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